1. Johdanto
Yksityisyytesi suoja on meille tärkeää. Opetusalan Ammattijärjestö ry (myöhemmin OAJ) on sitoutunut suojelemaan yksityisyyttäsi parhaalla mahdollisella tavalla ja käsittelemään henkilötietojasi läpinäkyvästi kulloinkin voimassa olevan lain ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.
Tämä tietosuojaseloste kertoo, miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme henkilötietojasi sidosryhmätoiminnassamme.
2. Rekisterin nimi
Opetusalan ammattijärjestö OAJ:n sidosryhmärekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
OAJ hyödyntää henkilötietoja vaikuttamistoiminnan kannalta tarpeelliseen sidosryhmätyöskentelyyn. Näitä ovat sidosryhmille järjestettävät tilaisuudet ja tapahtumat sekä sidosryhmille suunnattu viestintä, muistaminen ja yhteistyön tekeminen.
Oikeusperusteet henkilötietojen käsittelyyn ovat rekisterinpitäjän oikeutettu etu sekä rekisteröidyn suostumus.
4. Käsittelemämme henkilötiedot
OAJ käsittelee tässä tietosuojaselosteessa vain kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käyttötarkoitus määrittää tarkemmin, mitä tietoja rekisteröidyistä käsitellään missäkin tilanteessa.
Rekisterissä käsitellään kohdassa 3 määritettyjen tarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tällaisia ovat etenkin:
- etu- ja sukunimi
- tehtävänimi, arvo ja rooli (vastuualue organisaatiossa)
- yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero ja työpaikan postiosoite)
5. Henkilötietojen lähteet
Tietojen lähteenä ja tietojen päivittämisessä käytetään julkisia lähteitä; sidosryhmäorganisaatioiden verkkosivuja sekä yritys- ja henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavia viranomaisia ja yrityksiä. Rekisteröity voi myös itse antaa henkilötietoja tilaisuuksiin ja tapahtumiin ilmoittautuessa.
6. Arkaluonteiset henkilötiedot
Tilaisuuksia järjestettäessä rekisteröidyiltä voidaan kerätä tieto mahdollisesta erikoisruokavaliosta ilmoittautumisen yhteydessä. Ruokavaliotieto ilmoitetaan ravintolalle tai catering-palvelulle anonymisoituna. Ruokavaliotieto poistetaan tilaisuuden jälkeen.
7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
OAJ saattaa järjestää sidosryhmätilaisuuksia yhdessä yhteistyökumppaneiden kanssa. Tapahtumien kutsulistojen päällekkäisyyksien poistamiseksi ja tilaisuuksien järjestämisen muun hallinnan varmistamiseksi OAJ voi tällöin jakaa kutsuttavien ja osallistujien henkilötietoja yhteistyökumppaneiden kanssa.
8. Tietoturvallisuus
OAJ:lla on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvakeinot turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö.
Pääsyä henkilötietoihisi on myös sisäisesti rajoitettu kulunvalvonnalla ja käyttöoikeuksien myöntämisellä sekä niiden valvonnalla. Henkilötietojasi käsittelevät vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä vuoksi siihen oikeus.
9. Pääsy tietoihin ja oikeuksien käyttäminen
Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet rekisteriimme ja vaikuttaa siihen, miten me käytämme niitä.
Tarkastus- ja oikaisuoikeus
Sinulla on milloin tahansa oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet, tai saada varmistus siitä, että rekisterissämme ei ole sinua koskevia henkilötietoja. Jos tietosi ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset, voit tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön.
Käsittelyn rajoittamista tai vastustamista
Jos tietosi joltain osin eivät pidä paikkaansa, sinulla on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista, kunnes olemme varmistaneet tietojen paikkansapitävyyden. Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojasi käsittelyä kokonaan.
Oikeus tulla unohdetuksi
Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus tulla unohdetuksi. Poistamme kaikki meidän sinusta keräämämme tiedot, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä alun perin kerättiin. Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi, tai jos vastustat henkilötietojasi käsittelyä, ellei käsittelylle ole muuta perustetta.
Valitusoikeus
Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä.
Voit tehdä pyynnön näiden oikeuksien toteuttamisesta yhteydenottolomakkeella, joka löytyy OAJ:n verkkosivujen yhteydenottosivulta.
10. Tietojen säilyttäminen
Sidosryhmärekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö kuuluu OAJ:n sidosryhmään. Henkilön tiedot poistetaan, kun hän vaihtanut roolia eikä kuulu enää OAJ:n sidosryhmään.
Tilaisuuksien ja tapahtumien ilmoittautumistiedot poistetaan viimeistään vuosi tapahtuman jälkeen. Ilmoittautumisen yhteydessä kerätyt ruokavaliotiedot poistetaan kuukausi tilaisuuden jälkeen.
Kun tietojen säilyttämiseen ei ole, tiedot joko hävitetään tai tehdään tunnistamattomiksi muuttamalla ne peruuttamattomasti sellaiseen muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa.
11. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Kehitämme jatkuvasti tietosuojakäytäntöjämme, minkä vuoksi voimme aika ajoin muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Merkittävissä muutoksissa pyrimme ilmoittamaan rekisteröidyille muutoksista etukäteen.
12. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
OAJ on henkilötietojesi rekisterinpitäjä. Jos sinulla on kysymyksiä tai kommentteja, ota yhteyttä meihin:
Opetusalan Ammattijärjestö OAJ
Kellosilta 7
00520 Helsinki
Opetusalan Ammattijärjestö OAJ
PL 20, 00521 Helsinki
yhteydenotto.oaj.fi
OAJ:n tietosuojavastaavan tavoittaa osoitteesta tietosuoja@oaj.fi