1. Inledning

Det är viktigt för oss att din integritet är skyddad. Undervisningssektorns Fackorganisation rf (nedan OAJ) har förbundit sig att skydda din integritet på bästa möjliga sätt och behandla dina personuppgifter transparent och i enlighet med gällande lag och god dataskyddspraxis.

Denna dataskyddsbeskrivning redogör för hur vi samlar in, behandlar och skyddar dina personuppgifter i vår intressentverksamhet. 

2. Registrets namn

Undervisningssektorns Fackorganisation OAJ:s intressentgruppsregister 

3. Syftet med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

OAJ använder personuppgifter för intressentarbete som är nödvändigt med tanke på påverkansverksamheten. Dessa är tillställningar och evenemang som ordnas för intressenter samt kommunikation till intressenter, hågkomster och samarbete. 

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är den personuppgiftsansvariges berättigade intresse och den registrerades samtycke.

4. Personuppgifter som vi behandlar

OAJ behandlar i denna dataskyddsbeskrivning bara sådana personuppgifter som behövs för de beskrivna syftena. Syftet avgör mer specifikt vilka uppgifter om de registrerade som behandlas i vilken situation.

I registret behandlas personuppgifter som är nödvändiga för de syften som anges i punkt 3. Sådana är särskilt:

• för- och efternamn
• befattning, rang och roll (ansvarsområde i organisationen)
• kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer och arbetsplatsens postadress)

5. Personuppgiftskällor

Offentliga källor används som informationskälla och för att uppdatera uppgifterna; intressentorganisationernas webbplatser samt myndigheter och företag som erbjuder tjänster som gäller företags- och personuppgifter. Den registrerade kan också själv uppge personuppgifter när han eller hon anmäler sig till tillställningar och evenemang.

6. Känsliga personuppgifter

Vid arrangemang av evenemang kan uppgifter om eventuell specialkost samlas in från de registrerade i samband med anmälan. Uppgifterna om kosten meddelas i anonymiserad form till restaurangen eller cateringtjänsten. Uppgifterna om kosten raderas efter evenemanget. 

7. Utlämnande och överföring av uppgifter

OAJ kan ordna intressentevenemang tillsammans med samarbetspartner. För att eliminera överlappande inbjudningslistor för evenemang och säkerställa övrig hantering av arrangemang kan OAJ då dela personuppgifter om inbjudna och deltagare med samarbetspartner.

8. Datasäkerhet

OAJ har vederbörliga tekniska och organisatoriska datasäkerhetssystem för att säkerställa att personuppgifter inte försvinner, missbrukas eller att man på något annat motsvarande sätt får olaglig tillgång till dem. Sådana system är bland annat brandmurar, krypteringstekniker och säkra dataenhetslokaler.

Vi har också begränsat åtkomsten till dina personuppgifter internt genom passerkontroll och beviljande och övervakning av användarbehörigheter. Dina personuppgifter behandlas endast av de anställda som på grund av sina arbetsuppgifter har rätt till det.

9. Tillgång till uppgifter och utövande av rättigheter

Du har rätt att kontrollera vilka uppgifter om dig som vi har samlat in i vårt register och påverka hur vi använder dem. 

Rätten till insyn och rättelse

Du har rätt att när som helst kontrollera vilka uppgifter vi har samlat in om dig, eller försäkra dig om att det inte finns några personuppgifter om dig i vårt register. Om dina uppgifter är felaktiga, inexakta eller ofullständiga, kan du begära att vi rättar eller kompletterar dem.

Rätten att begränsa behandling och göra invändningar

Om dina uppgifter till vissa delar inte är korrekta har du rätt att kräva en tillfällig begränsning av behandlingen av dem, tills vi har kontrollerat om uppgifterna är korrekta I vissa situationer har du också rätt att invända mot att dina personuppgifter över huvud taget behandlas.

Rätten att bli bortglömd

Du har i vissa fall rätt att bli bortglömd. Vi raderar alla uppgifter som vi samlat in om dig om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de ursprungligen samlades in. Vi raderar också dina uppgifter då behandlingen av personuppgifter har grundat sig på ditt samtycke och du återtar det, eller om du invänder mot behandlingen av dina personuppgifter, och det inte finns en annan grund för behandling.

Besvärsrätt

Utöver de ovan nämnda rättigheterna har du rätt att anföra besvär hos en tillsynsmyndighet om behandlingen av dina personuppgifter.

Du kan göra en begäran om att utöva dessa rättigheter med kontaktformuläret som finns på kontaktsidan på OAJ:s webbplats.

10. Lagring av uppgifter

Personuppgifterna i intressentregistret lagras så länge personen tillhör OAJ:s intressentgrupp. En persons uppgifter raderas när personen har bytt roll och inte längre tillhör OAJ:s intressentgrupp. 

Anmälningsuppgifter till tillställningar och evenemang raderas senast ett år efter evenemanget. De uppgifter om kost som samlats in i samband med anmälan raderas en månad efter evenemanget. 

När det inte längre föreligger ett behov för lagring av uppgifterna raderas eller anonymiseras de genom att oåterkalleligt omformatera dem på ett sådant sätt att en enskild person inte längre är identifierbar.

11. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen

Vi utvecklar kontinuerligt våra dataskyddsrutiner och kan därför komma att tidvis ändra denna dataskyddsbeskrivning. Ändringarna kan också basera sig på att lagstiftningen revideras. Vid betydande ändringar strävar vi efter att informera de registrerade om ändringarna i förväg.

12. Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter

OAJ är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter. Kontakta oss om du har frågor eller kommentarer:

Undervisningssektorns Fackorganisation OAJ
Klockbron 7
00520 Helsingfors

Undervisningssektorns Fackorganisation OAJ
PB 20, 00521 Helsingfors
yhteydenotto.oaj.fi

OAJ:s dataskyddsombud kan nås på adressen tietosuoja@oaj.fi