OAJ:n tietosuojaseloste

Yksityisyytesi suoja on meille tärkeää. Opetusalan Ammattijärjestö ry (myöhemmin OAJ) on sitoutunut suojelemaan yksityisyyttäsi parhaalla mahdollisella tavalla ja käsittelemään henkilötietojasi läpinäkyvästi kulloinkin voimassa olevan lain ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste kertoo, miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme henkilötietojasi kaikessa toiminnassamme jäsensuhteesi aikana ja sen jälkeen.

“Henkilötiedolla” tarkoitamme kaikkea sellaista tietoa, itsessään tai yhdistettynä muuhun tietoon, jonka avulla voimme tunnistaa ja yksilöidä sinut. 

“Arkaluonteinen tieto” viittaa mihin tahansa tietoon, josta ilmenee etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys. Arkaluonteisia ovat myös muun muassa henkilön terveydentilaa koskevat tiedot. OAJ voi käsitellä arkaluonteisia henkilötietojasi ainoastaan jäljempänä eritellyissä tilanteissa.

Henkilötietojen “käsittelyllä” tarkoitamme kaikkia toimintoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti. Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan siten esimerkiksi tietojen keräämistä, tallentamista ja järjestämistä.

”Rekisterinpitäjä” tarkoittaa sitä tahoa, joka yksin tai yhdessä toisten kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. OAJ on jäsentensä henkilötietojen rekisterinpitäjä.

”Yhteisrekisterinpitäjä” tarkoittaa, että vähintään kaksi rekisterinpitäjää määrittää yhdessä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot eli sen, miksi ja miten henkilötietoja käsitellään. Yhteisrekisterinpitäjät määrittelevät vastuualueensa keskinäisellä järjestelyllä ja läpinäkyvällä tavalla lainsäädännössä vahvistettujen velvoitteiden noudattamiseksi. OAJ toimii yhteisrekisterinpitäjänä kohdassa 13 kuvattujen jäsenyhdistysten kanssa.

OAJ käsittelee henkilötietojasi ammattiliittotoimintaan liittyvän laillisen toiminnan mukaisesti Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen 9.2(d) artiklan nojalla seuraaviin ennalta määriteltyihin tarkoituksiin:

Jäsenrekisterin ylläpito. Jäsenistön henkilötiedoista koostuva rekisteri on OAJ:n hallinnoimien henkilötietojen pääasiallinen lähde, ja siihen tallennettuja perustietoja käytämme muiden käsittelytarkoituksien yhteydessä. Jäsenrekisterin ylläpitämiseksi käsittelemme henkilö- ja yhteystietoja ja jäsen-, ammatti- ja palvelussuhdetietoja.
OAJ ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa, johon merkitään jäsenten täydellinen nimi ja osoite.

Edunvalvonta. OAJ:n toiminnan lähtökohtana on opetushenkilöstön edunvalvonta, opetushenkilöstön aseman parantaminen ja koulutuksen kehittäminen. Tämän tehtävän toimittamiseksi OAJ käsittelee erityisesti jäsentensä ammatti- ja palvelussuhdetietoja.

Jäsenyyteen liittyvien asioiden hoito. OAJ käsittelee keräämiään henkilötietoja jäsenasioiden ja jäsensuhteen ylläpitämisen vuoksi. Jäsenyysasioihin sisältyvät maksuliikennetiedot.

Jäsentilaisuuksien järjestäminen. OAJ käsittelee jäsenistönsä henkilötietoja järjestääkseen ja koordinoidakseen koulutus- ja muita tapahtumia.

Tutkimusten ja tilastojen laatiminen sekä palvelujen kehittäminen. OAJ laatii jäsenistönsä tueksi ja palvelujensa kehittämiseksi erilaisia tutkimuksia ja tilastoja, joiden toteuttamiseksi se käsittelee jäsenistönsä henkilötietoja.

Järjestön viestinnän toteuttaminen. OAJ käsittelee jäsenten yhteystietoja sisäisen viestinnän toteuttamiseksi.

Suoramarkkinointi. OAJ harjoittaa perinteistä suoramarkkinointia ja käsittelee sen toimittamiseksi jäsenten henkilö- ja yhteystietoja. OAJ pyytää jäseniltä erikseen suostumuksen tätä varten.

OAJ käsittelee tässä tietosuojaselosteessa vain kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käyttötarkoitus määrittää tarkemmin, mitä tietoja jäsenistä käytetään missäkin tilanteessa.

Näitä tietoja ovat jäsenten antamat tai muuten tunnistavat tiedot:

• Henkilötiedot, kuten nimi, henkilötunnus, sukupuoli, kansalaisuus sekä kielitiedot
• Yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja mahdollinen turva- tai luovutuskielto
• Jäsentiedot, kuten jäsennumero, jäsenyydet OAJ:n jäsenorganisaatioissa, jäsenetutiedot, tieto mahdollisesta rinnakkaisjäsenyydestä ja työttömyyskassan jäsenyydestä, tieto jäsenluokasta, tiedot tapahtumiin osallistumisesta sekä järjestö- ja luottamustehtävät
• Ammattitiedot, kuten opiskelu- ja tutkintotiedot sekä erityisosaamisalueet
• Palvelussuhdetta koskevat tiedot, kuten työnantaja-, työpaikka-, tehtävänimike-, toimiasema-, työhistoria- sekä sopimusalatiedot
• Jäsenmaksutiedot, kuten jäsen- ja yhdistysmaksut sekä perintävaltuutustieto
• Työnantajien ja työpaikkojen yhteyshenkilöt
• Yhteydenottojen käsittelytiedot, kuten jäsenen itse toimittamat muut tiedot, muun muassa tiedot erimielisyysasioista.

Muiden kuin jäsenten, esimerkiksi luottamusmiesten, käsiteltävät tiedot rajoittuvat henkilöiden yhteys- ja luokitustietoihin, joita ovat ammattiala, koulutusaste ja koulutusala.

Jäsenrekisterin tiedot saadaan pääsääntöisesti jäseneltä itseltään, joko sähköisesti tai puhelimitse. Myös jäsenyhdistys voi päivittää jäsenen yhteystietoja ja tehtäviä. Tiedot luottamusmiehistä saadaan Julkisalan Koulutettujen Neuvottelujärjestö JUKO ry:ltä ja jäseniltä.

Työsuojeluorganisaatioiden tiedot saadaan jäseniltä.

Osoitemuutokset saadaan tiedostosiirtona Postista määräajoin. Postin tiedostosiirtona ei päivitetä sellaisten jäsenten tietoja, joilla on luovutuskielto tai maistraatin myöntämä turvakielto, tai jotka asuvat ulkomailla.

Toisesta liitosta siirtyvän jäsenen tiedot voidaan saada luovutuksena jäsenen antamalla valtakirjalla.

Erityisillä henkilötietoryhmillä eli ns. ”arkaluonteisilla henkilötiedoilla” tarkoitetaan sellaisia henkilötietoja, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys, sekä geneettisiä ja biometrisiä tietoja tai luonnollisen henkilön terveyttä tai seksuaalista käyttäytymistä tai suuntautumista koskevia tietoja.

Ammattiliiton jäsenyyden käsittely on sallittu ainoastaan ammattiliittotoimintaan liittyvän säätiön, yhdistyksen tai muun voittoa tavoittelemattoman yhteisön laillisen toiminnan yhteydessä. Käsittely saa koskea ainoastaan liiton nykyisiä ja entisiä jäseniä. Muiden arkaluonteisten tietojen käsittely on sallittu ainoastaan, jos käsittely on tarpeen velvoitteiden noudattamiseksi työoikeuden, sosiaaliturvan tai sosiaalisen suojelun alalla, tai jäsenen nimenomaisella suostumuksella. OAJ käsittelee ainoastaan OAJ:n nykyisten ja entisten jäsenten ammattiliiton jäsenyyteen koskevia tietoja.

OAJ voi luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille, jos olet antanut siihen suostumuksesi. OAJ käsittelee henkilötietojasi luottamuksellisesti eikä luovuta niitä kolmansille osapuolille muissa kuin seuraavissa tapauksissa:

• Niille OAJ:n jäsenyhdistyksille, joihin kuulut ja jotka toimivat OAJ:n kanssa yhteisrekisterinpitäjänä jäsenasioiden hoitamiseksi
• Luottamusmiehille ja työsuojeluvaltuutetuille edunvalvonnan toteuttamiseksi
• Vakuutusyhtiölle ja työttömyyskassalle jäsenetujen toteuttamiseksi

Käytämme henkilötietojesi käsittelyssä myös alihankkijoita ja palveluntarjoajia (esimerkiksi tekniseen ylläpitoon), joilla on oikeus käsitellä tietojasi ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää tietojasi omiin käyttötarkoituksiinsa. Velvoitamme heidät sopimusteitse huolehtimaan riittävästä tietosuojan tasosta sekä käsittelyn lainmukaisuudesta.

Siirrämme henkilötietoja seuraaville kolmansille osapuolille:

• OAJ:n jäsenyhdistykset
• työnantajat 
• luottamusmiehet, työsuojeluvaltuutetut
• teknisen ylläpidon palveluntarjoajat
• JUKO
• Akava
• viestinnän palveluiden tarjoajat
• jäsenyyteen perustuvien etujen palveluntarjoajat
• Posti
• pankit
• viranomaiset
• tapahtumajärjestäjät

Keräämiämme tietoja käsitellään osaksi Euroopan talousalueen ulkopuolella esimerkiksi silloin, kun käyttämämme palveluntarjoaja sijaitsee tai säilyttää tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Siirrot perustuvat EU-komission asettamiin mallilausekkeisiin.

Käyttämämme palveluntarjoaja on sopimuksilla sitoutunut varmistamaan, että kaikessa henkilötietojesi käsittelyssä taataan riittävä tietosuojan taso.

Meillä on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvakeinot turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö.

Pääsyä henkilötietoihisi on myös sisäisesti rajoitettu kuluvalvonnalla ja käyttöoikeuksien myöntämisellä sekä niiden valvonnalla. Henkilötietojasi käsittelevät vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä vuoksi siihen oikeus.

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet rekisteriimme, ja vaikuttaa siihen, miten me käytämme niitä. Voit itse päättää, haluatko vastaanottaa suoramarkkinointia, ja tietyissä tapauksissa sinulla on oikeus tulla unohdetuksi tai pyytää tietojesi siirtoa toiselle rekisterinpitäjälle. Voimassa oleva lainsäädäntö turvaa sinulle esimerkiksi tällaiset oikeudet:

Oikeus peruuttaa suostumus

• Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi.

Tarkastus- ja oikaisuoikeus

• Sinulla on milloin tahansa oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet, tai saada varmistus siitä, että rekisterissämme ei ole sinua koskevia henkilötietoja. Jos tietosi ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset, voit tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön.

Käsittelyn rajoittamista tai vastustamista

• Jos tietosi joltain osin eivät pidä paikkaansa, sinulla on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista, kunnes olemme varmistaneet tietojen paikkansapitävyyden. Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojasi käsittelyä kokonaan.

Suoramarkkinoinnin kielto-oikeus

• Lisäksi voit milloin tahansa kieltää suoramarkkinoinnin (mukaan lukien profiloinnin suoramarkkinointitarkoituksiin).

Oikeus tulla unohdetuksi

• Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus tulla unohdetuksi. Poistamme kaikki meidän sinusta keräämämme tiedot, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä alun perin kerättiin. Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi, tai jos vastustat henkilötietojasi käsittelyä, ellei käsittelylle ole muuta perustetta.

Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen

• Voit pyytää henkilötietojesi siirtoa, jolloin toimitamme sinulle henkilötietosi koneluettavassa muodossa. Voit säilyttää niitä itse tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle (esim. toiselle palveluntarjoajalle). Tämä koskee vain sellaisia tietoja, jotka olet itse toimittanut meille.

Valitusoikeus

• Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä.

Voit tehdä pyynnön näiden oikeuksien toteuttamisesta yhteydenottolomakkeella, joka löytyy yhteydenottosivulta.

yhteydenotto.oaj.fi

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen edellä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi aina voimassa olevan lain asettamissa rajoissa, kuten kirjanpitolaissa.

Tiedot jäsenyydestä eronneista tai erotetuista säilytetään pakottavan lainsäädännön ja erillisen arkistointikäytännön mukaisesti, mutta niitä ei ylläpidetä eikä luovuteta edelleen.

Kun tietojen säilyttämiseen ei ole lainmukaista tarvetta, tiedot joko hävitetään tai tehdään tunnistamattomiksi muuttamalla ne peruuttamattomasti sellaiseen muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa.

Voimme kerätä sinun tietokonettasi koskevia tietoja evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa sinun tietokoneellesi. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen ja niitä käytetään tunnistamaan ja laskemaan sivustollamme vierailevat selaimet. Sinulla on oikeus estää evästeiden käyttö mutta tämä saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen. Voit tyhjentää evästeet selaimen asetuksista.

Lue lisää verkkosivujen analyyseista ja eväisteiden käytöstä ja niiden käytön estämisestä tutustumalla evästekäytäntöömme täällä.

Kehitämme jatkuvasti tietosuojakäytäntöjämme, minkä vuoksi voimme aika ajoin muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme, että aika ajoin vierailet uudelleen tällä tietosuojaselostesivulla muutosten huomaamiseksi. Tarvittaessa voimme myös ilmoittaa muutoksista suoraan sinulle.

OAJ on henkilötietojesi rekisterinpitäjä. Jos sinulla on kysymyksiä tai kommentteja, ota yhteyttä meihin:

Opetusalan Ammattijärjestö OAJ
Kellosilta 7
00520 Helsinki

Opetusalan Ammattijärjestö OAJ
Tietosuojavastaava Janne Hälinen, tietosuoja@oaj.fi
PL 20, 00521 Helsinki
yhteydenotto.oaj.fi

Alla olevat OAJ:n jäsenyhdistykset toimivat yhteisrekisterinpitäjinä OAJ:n kanssa ja voivat myös käsitellä henkilötietojasi, jos olet kyseisen jäsenyhdistyksen jäsen. Yhteisrekisterinpitäjät käsittelevät tietojasi jäsenrekisterin ylläpitoa, edunvalvontaa, jäsenyyteen liittyvien asioiden hoitoa, jäsentilaisuuksien järjestämistä, tutkimusten ja tilastojen laatimista sekä palvelujen kehittämistä ja järjestön viestinnän toteuttamista varten.

Varhaiskasvatuksen Opettajien Liitto VOL
Rautatieläisenkatu 6
00520 Helsinki

Helsingin opettajien ammattiyhdistys HOAY
Rautatieläisenkatu 6
00520 Helsinki

TOOL ry
Rautatieläisenkatu 6
00520 Helsinki

Suomen korkeakoulujen ja toisen asteen opettajat ry SKO
Rautatieläisenkatu 6
00520 Helsinki

Suomen Opettajaksi Opiskelevien Liitto SOOL ry
Rautatieläisenkatu 6
00520 Helsinki

Opetusalan seniorijärjestö OSJ ry
Rautatieläisenkatu 6
00520 Helsinki