Päivitetty 10.12.2025

1. Yleistä

Opetusalan ammattijärjestö OAJ (myöhemmin OAJ) on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttäsi ja käsittelemään henkilötietojasi läpinäkyvästi voimassa olevan lainsäädännön ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten henkilötietojasi kerätään, käsitellään ja suojataan OAJ:ssä työsuhteesi aikana ja sen jälkeen. OAJ:llä on kanssasi tehdyn työsopimuksen nojalla laillinen peruste käsitellä henkilötietojasi jäljempänä tarkemmin kuvattaviin tarkoituksiin.

Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkea sellaista tietoa, itsessään tai yhdistettynä muuhun tietoon, jonka avulla voidaan tunnistaa ja yksilöidä sinut. 

Arkaluonteinen tieto viittaa mihin tahansa tietoon, joista ilmenee etninen alkuperä, poliittiset mielipiteet, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys. Arkaluonteisia ovat myös muun muassa henkilön terveydentilaa koskevat tiedot. OAJ voi käsitellä arkaluonteisia henkilötietojasi ainoastaan jäljempänä eritellyissä tilanteissa. Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan kaikkia toimintoja, jotka kohdistetaan henkilötietoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti.

Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan siten esimerkiksi tietojen keräämistä, tallentamista ja järjestämistä.

”Rekisterinpitäjä” tarkoittaa sitä tahoa, joka yksin tai yhdessä toisten kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. OAJ on työntekijöidensä henkilötietojen rekisterinpitäjä.

2. Mistä keräämme tietoa?

OAJ kerää käsittelemänsä henkilötiedot lähtökohtaisesti hakijalta itseltään. Tietoja voidaan kerätä myös kolmansilta osapuolilta, mikäli annat siihen suostumuksesi. Käsittelemäämme kolmansilta osapuolilta kerättyä henkilötietoa ovat esimerkiksi suosittelijoiden lausunnot tai henkilö- ja soveltuvuusarviointitestien tulokset.

3. Millaista tietoa keräämme?

OAJ kerää hakijoista vain rekrytointiprosessin ja haettavan työtehtävän kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käsittelemme hakijoista muun muassa perus- ja yhteystietoja, kuten nimi, kotiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, tietoja työkokemuksesta sekä koulutuksesta ja tietoja, jotka hakija on antanut ansioluettelossaan ja saatekirjeessään.

4. Mikä on käsittelyn laillinen peruste?

OAJ käsittelee tässä tietosuojaselosteessa mainittuja henkilötietoja työnantajan oikeutetun edun perusteella rekrytoinnin tarkoituksiin. Työnantajan oikeutettuna etuna on tarve rekrytoida uusi työntekijä, arvioida hakijoiden soveltuvuus ja valita tehtävään soveltuvin henkilö. Oikeutettuun etuun kuuluu lisäksi rekrytointiprosessin kehittäminen ja tehostaminen, esimerkiksi suurten hakemusmäärien käsittely tekoälyavusteisesti sekä palveluntarjoajien käyttäminen soveltuvuusarviointitesteihin, aina huomioiden tietosuojaa ja tekoälyä koskevan lainsäädännön vaatimukset sekä sinun oikeutesi rekisteröitynä.

Suostumusta käytetään käsittelyperusteena silloin, kun tietoja kerätään kolmansilta osapuolilta, ja niiden luovuttaminen edellyttää hakijan nimenomaista suostumusta. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi suosittelijoiden lausunnot sekä henkilö- ja soveltuvuusarviointitestien tulokset. 

Käsittely voi perustua myös lakiin silloin, kun OAJ:n on noudatettava yhdenvertaisuutta ja tasa-arvoa koskevia lainsäädännöllisiä velvoitteita, ja pystyttävä osoittamaan niiden toteutuminen rekrytointiprosessissa.

Hakijoiden on toimitettava tietyt henkilötiedot rekrytointiprosessia varten. Pakollisiksi merkityt tiedot (esimerkiksi *-merkityt kentät) ovat välttämättömiä, jotta hakijaa voidaan arvioida haettuun tehtävään. Mikäli hakija ei anna näitä tietoja OAJ:lle, hakijaa ei välttämättä voida ottaa huomioon rekrytointiprosessissa. Lisäksi joitakin yhteystietoja tarvitaan, jotta OAJ voi olla hakijaan yhteydessä
rekrytointia koskevissa asioissa.

5. Mihin tietoja käytetään?

Hakijoiden henkilötietoja käytetään rekrytointiprosessin toteuttamiseen, kuten hakemusten käsittelyyn, hakijoiden soveltuvuuden arviointiin, yhteydenpitoon hakijoiden kanssa sekä valintapäätöksen tekemiseen. Mikäli hakija valitaan tehtävään, tietoja voidaan käyttää myös työsuhteen perustamiseen liittyviin toimenpiteisiin. OAJ saattaa käyttää tekoälyä rekrytointijärjestelmässä. 

Tekoälyä hyödynnetään hakemusten ensivaiheen lajittelussa. Lajittelu nopeuttaa rekrytoinnin ensivaiheen käsittelyä. Työnhakijaa koskeva päätös ei perustu kuitenkaan pelkästään automaattiseen käsittelyyn, sillä rekrytointeihin osallistuvat henkilöt käsittelevät kaikki hakemukset rekrytointiprosessin aikana. Tekoäly ei tee rekrytointipäätöksiä.

6. Luovutammeko tietojasi kolmansille tahoille?

OAJ käsittelee henkilötietojasi pääsääntöisesti ainoastaan oman
organisaationsa sisällä. Kolmansille osapuolille henkilötietoja jaetaan vain
seuraavissa tilanteissa:

• Palveluntarjoajat: Käytämme tietojesi käsittelyyn alihankkijoita ja palvelun tarjoajia. Ulkoistaessamme tietojenkäsittelyn on palveluntarjoajan käsiteltävä henkilötietoja OAJ:n antamien ohjeiden mukaisesti. Palveluntarjoajia ovat esimerkiksi soveltuvuusarviointitestien toteuttajat ja henkilöstöhallinnon järjestelmiä tarjoavat yritykset. Käyttämämme alihankkijat ja palveluntarjoajat käyttävät tietojasi ainoastaan edellä kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen.

Tiedonsiirrot EU:n tai ETA- maiden ulkopuolelle: OAJ:n käyttämät palveluntarjoajat, esimerkiksi Microsoft, voivat sijaita, tai ne voivat säilyttää henkilötietojasi ulkomailla. Tällöin tietojasi voidaan siirtää EU:n ulkopuolelle edellyttäen, että EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa mainitut edellytykset täyttyvät.

7. Ketkä voivat käsitellä tietojasi?

Henkilötietojasi käsittelevät vain ne OAJ:n työntekijät, joilla on työtehtäviensä vuoksi oikeus käsitellä tietoja. Käyttäessämme henkilötietojen käsittelyssä kolmansien osapuolien tarjoamia palveluita velvoitamme heidät asianmukaisin sopimusjärjestelyin huolehtimaan riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojesi suojaamiseksi sekä noudattamaan muutoinkin voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

8. Miten suojaamme henkilötietojasi?

OAJ toteuttaa kaikki tarvittavat tekniset ja organisatoriset turvallisuuskäytännöt ja prosessit turvatakseen henkilötietoja katoamiselta, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä.
Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa, ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt. Palvelimet ovat vahvasti suojattuja.

9. Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

OAJ säilyttää hakemuksesi (1) vuoden rekrytointiprosessin päättymisestä. Osaajayhteisön jäsenien tietoja säilytetään (1) vuosi hakemuksen jättämisestä ja jäsenyyden voi uusia vuodeksi kerrallaan.

Avoimia hakemuksia ei säilytetä niiden käsittelyn jälkeen.

10. Hakijan oikeudet

• Sinulla on oikeus pyytää pääsyä sinua itseäsi koskeviin tietoihin. Sinulla on oikeus oikaista tietosi. Tämä tarkoittaa sitä, että mikäli tietosi ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset, sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan tai täydentämään tiedot. Jos haluat oikaista tietosi, ole
  yhteydessä rekrytointi(at)oaj.fi.
• Tietyissä tilanteissa sinulla saattaa olla oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen. Tämä tarkoittaa sitä, että mikäli kiistät tietojesi paikkansapitävyyden, sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä siksi ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojesi paikkansapitävyyden.
• Sinulla on oikeus saada tietosi poistetuksi tietyissä tilanteissa, esimerkiksi silloin, jos henkilötietojesi käsittely ei enää ole tarpeellista niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai jos tietojesi käsittely on perustunut suostumukseen ja haluat peruuttaa suostumuksesi. OAJ:lla on kuitenkin työlainsäädännön kanneaikoihin perustuva oikeus säilyttää hakemuksesi yhden vuoden ajan rekrytointiprosessin päätyttyä.
• Varmistamme parhaamme mukaan, että käsittelemämme tiedot ovat oikein ja tarpeellisia niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty.
• Jos katsot, että olemme tässä tietosuojaselosteessa mainituista periaatteista huolimatta loukanneet tietosuojalainsäädäntöön perustuvia oikeuksiasi, suosittelemme kääntymään henkilöstöpalveluiden puoleen asian selvittämiseksi, osoite on henkilostopalvelut@oaj.fi. Voit myös tehdä valituksen valvovalle viranomaiselle Tietosuojavaltuutetun toimistolle

11. Rekisterinpitäjä

OAJ on rekrytointiprosessiin liittyvien henkilötietojesi rekisterinpitäjä. Jos sinulla on henkilötietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä, ota yhteyttä henkilöstöpalveluihin, henkilostopalvelut(at)oaj.fi.
OAJ:n yleiseen tietojenkäsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voit kääntyä myös OAJ:n tietosuojavastaavan puoleen, tietosuojavastaava@oaj.fi.

Opetusalan Ammattijärjestö OAJ
Tietosuojavastaava
PL 20, 00521 Helsinki

12. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

OAJ kehittää yksityisyyden suojaa koskevia käytäntöjään jatkuvasti, minkä vuoksi tätä tietosuojaselostetta voidaan tarvittaessa muuttaa. Myös muutokset soveltuvassa lainsäädännössä tai sen tulkinnoissa voivat aiheuttaa muutoksia tietosuojaselosteeseemme.