Yhteistoiminnassa tulee vuosittain laatia henkilöstö- ja koulutussuunnitelma. Suunnitelman tarkoituksena on työntekijöiden ammatillisen osaamisen ylläpitäminen ja edistäminen.

Suunnitelmaa laadittaessa tulee huomioida ennakoitavat muutokset, joilla on merkitystä henkilöstön määrän, rakenteen ja ammatillisen osaamisen osalta. Laeissa on tarkemmat määräykset suunnitelman sisällöstä.

Työvoiman vähentäminen eli taloudellisista tai tuotannollisista syistä toimeenpantavat osa-aikaistamiset, lomauttamiset tai irtisanomiset.

Yhteistoimintamenettely on käynnistettävä, jos työnantaja suunnittelee toimenpiteitä, joilla voi olla vaikutusta työvoiman tarpeeseen ja henkilöstömääriin.

Kunnan/kuntayhtymän tulo- ja menoarvioehdotus

Kunnan/kuntayhtymän talousarvioehdotus on käsiteltävä yhteistoimintamenettelyssä, jos sen johdosta todennäköisesti aiheutuu useiden henkilöiden työn vähenemistä tai palvelussuhteen ehtojen merkittävää heikkenemistä.

Yhteistoimintamenettely on käytävä ennen kuin kunnanhallitus tekee valtuustolle lopullisen esityksen talousarviosta.

Työvoiman vähentämistä koskevissa tilanteissa työnantajalla on täsmällisempi tiedonanto- ja neuvotteluvelvoite. Työnantajan on annettava kirjallinen neuvotteluesitys viimeistään viisi päivää ennen neuvottelujen aloittamista.

Jos neuvotteluiden kohteena on vähintään kymmenen työntekijää, tulee työnantajan antaa henkilöstönedustajille kirjallisesti seuraavat tiedot:

• toimenpiteiden perusteet
• arvio irtisanomisten, lomautusten ja osa-aikaistamisten määristä ja niiden kohteeksi joutuvien henkilöiden määräytymisestä sekä
• aika, jonka kuluessa vähentämistoimenpiteet toteutetaan.

Koska yhteistoimintalakien tavoitteena on myös tiivistää työnantajan, henkilöstön ja työvoimaviranomaisten yhteistyötä henkilöstön aseman parantamiseksi ja työllistymisen tukemiseksi, tulee työnantajan ilmoittaa työvoiman vähentämistä koskevien neuvotteluiden alkamisesta myös työvoimaviranomaisille.

Mikäli organisaatiossa on vireillä henkilöstövaikutuksia aiheuttavia muutostilanteita, eikä työnantaja käynnistä yhteistoimintaneuvotteluita, on henkilöstön edustajalla, yleensä siis luottamusedustajalla, oikeus tehdä aloite menettelyn käynnistämiseksi.

Jos henkilöstön edustaja pyytää yhteistoimintamenettelyn aloittamista, on työnantajan käynnistettävä menettely tai annettava viipymättä kirjallinen selvitys siitä, millä perusteella työnantaja ei pidä yhteistoimintamenettelyä tarpeellisena.

Yhteistoimintaneuvotteluissa käsitellään työnantajan suunnitteleman toimenpiteen perusteita, vaikutuksia ja vaihtoehtoja.

Neuvotteluissa käydään läpi mikä on syynä toimenpiteelle tai muutokselle, mitä työnantaja tavoittelee toimenpiteellä ja millaisia vaikutuksia sillä on henkilöstöön.

Neuvottelut on käytävä ennen päätöksentekoa yhteistoiminnan hengessä ja tavoitteena tulee olla yksimielisyyden saavuttaminen.

Neuvotteluiden ajankohta riippuu käsiteltävästä asiasta ja neuvottelut tulee aloittaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, jotta henkilöstöllä on todelliset mahdollisuudet vaikuttaa käsiteltävän asian lopputulokseen.

Esimerkkejä muutostilanteista, jotka edellyttävät yhteistoimintamenettelyä:

Henkilöstön asemaan merkittävästi vaikuttavat muutokset työtehtävissä ja tehtävien ja säännöllisen työajan järjestelyissä sekä siirrot toisiin tehtäviin

Kyseessä voivat olla esimerkiksi työtehtävien, töiden tai työtilojen uudelleenjärjestelyt. Työnantajan tulee jo suunnitteluvaiheessa arvioida, onko toimenpiteillä vaikutusta henkilöstön asemaan.

Toiminnan uudelleen järjestely

Jos asialla voi olla olennaisia henkilöstövaikutuksia, esimerkiksi työnantajan toiminnan laajentaminen tai supistaminen, tilanne edellyttää yhteistoimintamenettelyä.

Liikkeen luovutus

Työsopimuslaissa, kunnallisesta viranhaltijasta annetussa laissa ja valtion virkamieslaissa on liikkeen luovutusta koskevat säännökset.

Liikkeenluovutuksesta on kyse esimerkiksi siitä, kun aiemmin kunnan ylläpitämän oppilaitoksen ylläpitoa varten perustetaan osakeyhtiö, jolle toiminta siirtyy. Tällöin henkilöstö siirtyy niin sanotusti vanhoina työntekijöinä osakeyhtiön työntekijöiksi.

Liikkeenluovutuksen osalta yhteistoimintaa koskevissa laeissa on tietojenantovelvollisuus. Itse liikkeenluovutus ei ole neuvoteltava asia. Jos liikkeen luovutuksesta aiheutuu henkilöstövaikutuksia, tulee niiden osalta neuvotella yhteistoimintalakien mukaisesti.

Ennen yhteistoimintamenettelyn aloittamista työnantajan tulee antaa asian käsittelyn kannalta tarpeelliset tiedot työntekijälle tai henkilöstön edustajalle.

Tiedot tulee antaa niin hyvissä ajoin, että työntekijät ja henkilöstön edustajat ehtivät tutustua tietoihin, valmistautua neuvotteluihin ja perehtyä käsiteltävään asiaan ennen neuvottelua.

Henkilöstön edustaja tai työntekijä voi tiedot saatuaan esittää lisäkysymyksiä ja selvityspyyntöjä.

Yhteistoiminnan onnistumisen ja sen tavoitteiden toteutumisen kannalta on erittäin tärkeää, että tiedotus on mahdollisimman avointa. Tiedotuksessa tulee kuitenkin huomioida salassapitoa koskevat säännökset.

Yhteistoimintaa koskevissa laeissa on myös säännöksiä siitä, mitä tietoja työnantajan tulee antaa henkilöstölle säännöllisesti. Näitä tietoja ovat mm. määrä- ja osa-aikaiset työsuhteet ja työnantajan taloudellinen tilanne.

Yhteistoimintavelvoite on täyttynyt, kun asiasta on neuvoteltu lain edellyttämällä tavalla (perusteet, vaikutukset ja vaihtoehdot) ja tarpeelliset tiedot on annettu.

Työvoiman vähentämistilanteissa tulee neuvotteluissa käsitellä työllistämistä edistävää toimintasuunnitelmaa/-periaatteita.

Erityisesti tulee käsitellä vaihtoehtoja vähentämistoimenpiteiden kohteena olevan henkilöstön määrän rajoittamiseksi sekä vähentämistoimenpiteiden henkilöstölle aiheuttamien seurausten lieventämiseksi.

Työvoiman vähentämistilanteissa työnantajan on lisäksi noudatettava yhteistoimintalaeissa määriteltyjä neuvotteluaikoja, joiden pituus määräytyy sen mukaan, kuinka moneen henkilöön toimenpiteet kohdistuvat:

• Alle kymmentä työntekijää koskevat lomauttamiset, irtisanomiset ja osa-aikaistamiset sekä vähintään kymmentä henkilöä koskeva tilapäinen lomauttaminen (enintään 90 päivää kestävä) edellyttävät neuvotteluja vähintään 14 päivän ajan.
• Jos irtisanominen, osa-aikaistaminen tai 90 päivää pidempi lomauttaminen kohdistuvat vähintään kymmeneen työntekijään, on neuvotteluaika vähintään kuusi viikkoa.

Neuvotteluiden päätyttyä ja yhteistoimintavelvoitteen tultua täytetyksi työnantaja voi tehdä lopulliset asiaa koskevat päätökset ja ryhtyä työvoiman vähentämistä koskevissa tilanteissa irtisanomis-, lomautus- ja osa-aikaistamismenettelyyn.

Mikäli työnantaja ei työvoiman vähentämistä koskevassa tilanteessa noudata yhteistoimintalain velvoitteita, voidaan työnantaja tuomita maksamaan hyvitystä irtisanotulle, lomautetulle tai osa-aikaistetulle työntekijälle.

Hyvityksen suuruutta määrättäessä otetaan huomioon muun muassa miten laajasti velvoite on laiminlyöty, työnantajan olot yleensä sekä työntekijään kohdistetun toimenpiteen luonne ja hänen palvelussuhteensa kestoaika.

Hyvitys koskee vain yhteistoimintamenettelyn laiminlyöntiä työvoiman vähentämistilanteissa, eikä sen käsittelyn yhteydessä oteta kantaa kunnallisessa viranhaltijalaissa tai työsopimuslaissa säädettyihin irtisanomis-, lomautus- ja osa-aikaistamisperusteisiin ja niiden olemassaoloon.

Irtisanomistilanteessa työntekijän tulee nostaa hyvityskanne käräjäoikeudessa kahden vuoden kuluessa palvelussuhteen päättymisestä.

Palvelussuhteen kestäessä (osa-aikaistamis- ja lomautustilanteet), kanne on nostettava kahden vuoden kuluessa sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana oikeus hyvitykseen on syntynyt.

Muissa kuin työvoiman vähentämistä koskevissa tilanteissa on mahdollista tehdä tutkintapyyntö poliisille, mikäli työnantaja laiminlyö lain noudattamisen osalta. Laeissa on määritelty minkä säännösten osalta poliisitutkinta on mahdollinen.

Työnantajan on käytävä säännönmukaista vuoropuhelua henkilöstön edustajan kanssa toiminnan ja työyhteisön kehittämiseksi.

Vuoropuhelulla tarkoitetaan työnantajan ja henkilöstön edustajan välistä asioiden käsittelyä, jonka tarkoituksena on edistää riittävää ja oikea-aikaista tiedonkulkua työnantajan ja henkilöstön välillä.

Tarkoituksena on myös edistää henkilöstön vaikutusmahdollisuuksia asioissa, jotka koskevat heidän työtään, työolojaan tai asemaansa.

Vuoropuhelun toteuttaminen

Vuoropuhelu toteutetaan työnantajan ja henkilöstön edustajan välisessä kokouksessa, jonka järjestelyistä vastaa työnantaja.

Kokous on järjestettävä vähintään neljännesvuosittain. Työnantaja ja henkilöstön edustaja voivat kuitenkin sopia aikataulusta toisin. 

Vuoropuhelun toteuttaminen 20–49 työntekijää työllistävissä yrityksissä

Työnantajan, jonka palveluksessa työskentelevien työntekijöiden lukumäärä säännöllisesti on 20–49 työntekijää, on luotava työpaikkakohtaiset käytännöt vuoropuhelulle. Vuoropuhelun kohteet sekä toteutustavat määritellään tarkoituksenmukaiseksi katsotulla tavalla. Työnantaja käy vuoropuhelua henkilöstön edustajan kanssa, jolleivat työnantaja ja henkilöstön edustaja sovi, että vuoropuhelu käydään henkilöstön kanssa yhdessä. Jos henkilöstön edustajaa ei ole, työnantaja käy vuoropuhelua henkilöstön kanssa yhdessä. Vuoropuhelua koskevat käytännöt ja niissä tapahtuvat muutokset on kirjattava, ja työnantajan on tiedotettava niistä henkilöstölle.

Vuoropuhelun kohde

Säännönmukaista vuoropuhelua on käytävä:

• yrityksen tai yhteisön kehitysnäkymistä ja taloudellisesta tilanteesta
• työpaikalla sovellettavista säännöistä, käytännöistä ja toimintaperiaatteista
• työvoiman käyttötavoista sekä henkilöstön rakenteesta
• henkilöstön osaamistarpeista ja osaamisen kehittämisestä
• työhyvinvoinnin ylläpitämisestä ja edistämisestä siltä osin kuin asiaa ei käsitellä muun lainsäädännön nojalla.

Velvollisuudesta käydä vuoropuhelua on säädetty myös muualla lainsäädännössä esim. yksityisyyden suojasta työelämässä annetussa laissa (henkilötietojen kerääminen työhön otettaessa ja työsuhteen aikana, huumausainetestit, tekninen valvonta ja sähköpostin ja tietoverkon käyttö)

Työyhteisön kehittämissuunnitelma

Työnantajan on laadittava ja ylläpidettävä yhteistyössä henkilöstön edustajan kanssa työyhteisön kehittämissuunnitelma. Työyhteisön kehittämissuunnitelma laaditaan ja sitä ylläpidetään osana vuoropuhelua.

Jos työnantaja irtisanoo työntekijöitä taloudellisin tai tuotannollisin perustein, kehittämissuunnitelmaan on tehtävä tarvittavat muutokset vuoropuhelun yhteydessä muutosneuvotteluiden päätyttyä.

Työyhteisön kehittämissuunnitelmaan on kirjattava:

• nykytila ja ennakoitavissa olevat kehityskulut, joilla voi olla vaikutusta henkilöstön osaamistarpeisiin tai työhyvinvointiin
• päämäärät ja toimenpiteet, joilla kehitetään ja ylläpidetään henkilöstön osaamista sekä edistetään henkilöstön työhyvinvointia
• toimenpiteiden vastuunjako ja aikataulu
• seurantamenettelyt.

Työyhteisön kehittämissuunnitelmaan on kirjattava myös ulkopuolisen työvoiman käytön periaatteet.

Työyhteisön kehittämissuunnitelmaa laadittaessa ja sitä ylläpidettäessä on tarpeen mukaan kiinnitettävä huomiota:

• teknologisen kehityksen, investointien ja muiden yrityksen tai yhteisön toiminnassa tapahtuvien muutosten vaikutuksiin työyhteisössä
• eri elämäntilanteissa olevien työntekijöiden erityistarpeisiin ja erityisesti tarpeisiin ylläpitää työkyvyttömyysuhan alaisten ja ikääntyneiden työntekijöiden työkykyä sekä työttömyysuhan alaisten työntekijöiden työmarkkinakelpoisuutta
• työyhteisön johtamiseen.

Naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetun lain ja yhdenvertaisuuslain edellyttämät suunnitelmat voidaan toteuttaa osana työyhteisön kehittämissuunnitelmaa.

Vuoropuhelua varten annettavat tiedot

Työnantajan on kirjallisesti annettava henkilöstön edustajalle vuoropuhelun tuloksellisen käymisen kannalta kaikki asiaan liittyvät tarpeelliset tiedot.

Tiedot on annettava viimeistään viikkoa ennen vuoropuhelun toteuttamista, jollei toisin sovita. Henkilöstön edustajalla on lisäksi oikeus pyynnöstä saada tarkentavia tietoja vuoropuhelun kannalta merkityksellisestä seikasta.

Säännöllisesti annettavat tiedot

Työnantajan on kahdesti vuodessa annettava henkilöstön edustajalle:

• tiedot henkilöstömääristä liiketoimintayksiköittäin tai muulla vastaavalla tavalla jaoteltuna
• tiedot määräaikaisissa tai osa-aikaisissa työsuhteissa työskentelevien työntekijöiden määristä
• yhtenäinen selvitys yrityksen tai yhteisön taloudellisesta tilasta, josta käyvät ilmi tuotannon, palvelu- tai muun toiminnan, työllisyyden, kannattavuuden ja kustannusrakenteen kehitysnäkymät.

Jollei toisin sovita, työnantajan on vuosittain annettava henkilöstön edustajalle:

• tiedot henkilöstön edustajan edustamille työntekijöille maksetuista palkoista sellaisella tavalla, ettei niistä ilmene yksittäisen työntekijän palkkatietoja; pyydettäessä tiedot on annettava ammattiryhmittäin jaoteltuna
• ulkopuolisen työvoiman käytön osalta tiedot työkohteista ja työtehtävistä sekä ajanjaksoista, jolloin ulkopuolista työvoimaa on käytetty, jos se on kuulunut tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain piiriin
• tilinpäätös ja toimintakertomus, jos työnantajan on sellainen laadittava.

Aloite vuoropuhelin käymiseksi

Aloitteen vuoropuhelun käymiseksi voi tehdä työnantaja tai henkilöstön edustaja.

Työnantajan on otettava henkilöstön edustajan tekemä aloite käsiteltäväksi seuraavassa kokouksessa, jollei toisin sovita tai aloitteiden suuresta määrästä muuta johdu.

Jos henkilöstön edustajan aloite on tehty myöhemmin kuin kahta viikkoa ennen kokousta, työnantajalla on oikeus siirtää asian käsittely seuraavaan kokoukseen. Asian käsittelyn siirtämisestä on ilmoitettava aloitteen tehneelle henkilöstön edustajalle.

Vuoropuhelun kirjaaminen

Työnantajan on henkilöstön edustajan pyynnöstä huolehdittava, että vuoropuhelussa käsitellyistä asioista laaditaan pöytäkirja.

Pöytäkirjasta tulee käydä ilmi ainakin kokouksen käymisen ajankohta, siihen osallistuneet henkilöt, vuoropuhelun pääasiallinen sisältö sekä asiassa mahdollisesti saavutettu lopputulos tai osapuolten eriävät näkemykset.

Pyyntö vuoropuhelun kirjaamisesta on esitettävä viimeistään kokouksen alkaessa. Osapuolten on tarkastettava ja allekirjoitettava pöytäkirja, jollei toisin sovita.

Tiedottaminen

Työnantajan on tarpeellisessa laajuudessa tiedotettava henkilöstölle vuoropuhelussa käsitellyistä asioista sekä toimenpiteistä, joihin vuoropuhelun perusteella on todettu olevan aihetta.

Työnantajan ja henkilöstön edustajan on pyrittävä sopimaan tiedottamisen periaatteista. Tiedottamisessa on otettava huomioon vuoropuhelun kohteena olleen asian laatu ja laajuus sekä asian merkitys henkilöstön kannalta.

Hyvitys

Mikäli työnantaja ei työvoiman vähentämistä koskevassa tilanteessa noudata yhteistoimintalain velvoitteita, voidaan työnantaja tuomita maksamaan hyvitystä irtisanotulle, lomautetulle tai osa-aikaistetulle työntekijälle tai työsopimuksen olennaisen ehdon muutoksen kohteena olleelle työntekijälle.

Hyvityksen suuruutta määrättäessä otetaan huomioon muun muassa miten laajasti velvoite on laiminlyöty, työnantajan olot yleensä sekä työntekijään kohdistetun toimenpiteen luonne.

Hyvitys koskee vain yhteistoimintamenettelyn laiminlyöntiä työvoiman vähentämistilanteissa, eikä sen käsittelyn yhteydessä oteta kantaa kunnallisessa viranhaltijalaissa tai työsopimuslaissa säädettyihin irtisanomis-, lomautus- ja osa-aikaistamisperusteisiin ja niiden olemassaoloon.

Irtisanomistilanteessa työntekijän tulee nostaa hyvityskanne käräjäoikeudessa kahden vuoden kuluessa palvelussuhteen päättymisestä.

Palvelussuhteen kestäessä (osa-aikaistamis- ja lomautustilanteet), kanne on nostettava kahden vuoden kuluessa sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana oikeus hyvitykseen on syntynyt.

Rikosoikeudelliset seuraamukset

Muiden kuin työvoiman vähentämistä koskevien muutosneuvotteluiden osalta on mahdollista tehdä tutkintapyyntö poliisille, mikäli työnantaja laiminlyö lain noudattamisen.

Laissa on määritelty minkä säännösten osalta poliisitutkinta on mahdollinen.

Vuoropuhelun osalta tutkintapyynnön edellytyksenä on lisäksi se, että työnantaja ei ole korjannut menettelyään, vaikka yhteistoiminta-asiamies on antanut asiaa koskevan kehotuksen.