1. Johdanto
Tämä tietosuojaseloste kertoo, miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme lähipiirirekisterin sisältämiä henkilötietoja.
2. Rekisterin nimi
Opetusalan Ammattijärjestö OAJ ry:n lähipiirirekisteri.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
OAJ käsittelee lähipiiritietoja
- Lähipiirisuhteiden ja -liiketoimien tunnistamiseen ja valvontaan:
- Tilintarkastuksen yhteydessä tilintarkastajan on muodostettava käsitys asiakkaan lähipiiristä ja sen kanssa tehdyistä liiketoimista. Lähipiiritietoja tarvitaan, jotta voidaan arvioida, onko lähipiirisuhteet tunnistettu ja kirjattu asianmukaisesti sekä onko tilinpäätöksessä esitetty oikeat ja riittävät tiedot.
- Hyvän hallinnon ja sääntelyn noudattamisen varmistamiseen:
- Yhdistyksessä lähipiiritietoja käytetään varmistamaan, että lähipiiritoimet tehdään yhdistyksen tarkoituksen ja yhteisön edun mukaisesti sekä markkinaehtoisesti. Tiedot auttavat estämään esteellisyysongelmia, väärinkäytöksiä ja eturistiriitoja.
- Päätöksenteon ja sisäisen valvonnan tukemiseen:
- Lähipiiriluettelot ja -selvitykset ovat osa organisaation sisäistä kontrollia, jonka avulla seurataan ja dokumentoidaan, että lähipiiritoimet ovat läpinäkyviä ja perusteltuja.
Oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
4. Käsittelemämme henkilötiedot
OAJ käsittelee vain tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia ja välttämättömiä lähipiiriin kuuluvien henkilöiden ja näiden perheenjäsenten henkilötietoja. Käyttötarkoitus määrittää tarkemmin, mitä tietoja rekisteröidyistä käsitellään missäkin tilanteessa.
Rekisterissä käsitellään kohdassa 3 määritettyjen tarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tällaisia ovat etenkin:
- Lähipiiriin kuuluvan henkilön
- etu- ja sukunimi
- syntymäaika
- asema OAJ:n lähipiirissä
- perheenjäsenet (etu- ja sukunimi, syntymäaika)
- Tieto siitä, onko OAJ:n lähipiiriin kuuluvalla tai tämän perheenjäsenellä määräysvalta jossakin muussa oikeushenkilössä kuin OAJ:ssä
- määräysvallassa olevan oikeushenkilön Y-tunnus ja nimi
- määräysvaltaa käyttävän henkilön nimi ja asema oikeushenkilössä
- tieto siitä, onko kyseinen henkilö tai hänen määräysvallassaan oleva oikeushenkilö, taikka hänen perheenjäsenensä tai tämän määräysvallassa oleva oikeushenkilö saanut OAJ:ltä erityistä taloudellista etuutta tai tehnyt muita ei-tavanomaisia oikeustoimia OAJ:n kanssa
- etuuden tai oikeustoimen luonne ja sen taloudellinen arvo
- Tieto siitä, onko lähipiiriin kuuluva tai hänen perheenjäsenensä hallituksen tai hallintoneuvoston jäsen tai varajäsen, toimitusjohtaja tai tämän sijainen taikka vastaavassa asemassa jossain muussa oikeushenkilössä kuin OAJ:ssä
- oikeushenkilön Y-tunnus ja nimi
- kyseisen henkilön nimi ja asema oikeushenkilössä
- tieto siitä onko oikeushenkilö, jossa henkilö itse tai hänen perheenjäsenensä on hallituksen tai hallintoneuvoston jäsen tai varajäsen, toimitusjohtaja tai tämän sijainen tai vastaavassa asemassa saanut erityistä taloudellista etuutta OAJ:ltä tai tehnyt muita ei-tavanomaisia oikeustoimia OAJ:n kanssa
- etuuden tai oikeustoimen luonne ja sen taloudellinen arvo
5. Henkilötietojen lähteet
Henkilötiedot kerätään lähipiiriin kuuluvilta henkilöiltä vuosittain sekä palvelussuhteen päättyessä kyselylomakkeella.
6. Arkaluonteiset henkilötiedot
Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia henkilötietoja.
7. Tietojen luovuttaminen
OAJ luovuttaa rekisterin sisältämiä tietoja
- tilintarkastajalle säännönmukaisesti tilintarkastuksen yhteydessä
- viranomaisille kun laki sitä edellyttää, esimerkiksi yhdistyslain ja kirjanpitolain mukaisen raportoinnin tai valvontaviranomaisen pyynnön yhteydessä
- sisäisesti OAJ:n hallitukselle, johdolle ja muille toimivaltaisille tahoille siltä osin, kuin luovutus on välttämätöntä esteellisyyden arvioimiseksi, päätöksenteon dokumentoimiseksi tai valvonnan toteuttamiseksi.
8. Tietoturvallisuus
OAJ:llä on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvakeinot turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö.
Pääsyä henkilötietoihin on myös sisäisesti rajoitettu kulunvalvonnalla ja käyttöoikeuksien myöntämisellä sekä niiden valvonnalla. Henkilötietojasi käsittelevät vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä vuoksi siihen oikeus.
9. Pääsy tietoihin ja oikeuksien käyttäminen
Sinulla on tiettyjä tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksia rekisteröitynä.
Tarkastus- ja oikaisuoikeus
Sinulla on milloin tahansa oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet, tai saada varmistus siitä, että rekisterissämme ei ole sinua koskevia henkilötietoja. Jos tietosi ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset, voit tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön.
Poisto-oikeus
Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista. Pyyntö voidaan kuitenkin hylätä, jos tietojen säilyttäminen on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteuttamiseksi tai tilintarkastuksen ja hallinnon valvontaan liittyvien velvoitteiden täyttämiseksi. Tiedot poistetaan säilytysajan päätyttyä.
Oikeus rajoittaa tai vastustaa käsittelyä
Jos tietosi joltain osin eivät pidä paikkaansa, sinulla on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista, kunnes olemme varmistaneet tietojen paikkansapitävyyden. Henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä.
Valitusoikeus
Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus henkilötietojesi käsittelystä tietosuojavaltuutetun toimistoon.
Voit tehdä pyynnön rekisterinpitäjän vastuulla olevien oikeuksien toteuttamisesta yhteydenottolomakkeella:
Siirry OAJ:n yhteydenottolomakkeelle
10. Tietojen säilyttäminen
Lähipiirirekisterin vuosittaisten kyselyiden perusteella kerättyjä henkilötietoja säilytetään kuuden vuoden ajan sen tilikauden päättymisestä, jota tiedot koskevat. Tämän jälkeen tiedot poistetaan.
Kun perusteita tietojen säilyttämiseen ei ole, tiedot joko hävitetään tai tehdään tunnistamattomiksi muuttamalla ne peruuttamattomasti sellaiseen muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa.
11. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Kehitämme jatkuvasti tietosuojakäytäntöjämme, minkä vuoksi voimme aika ajoin muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Merkittävissä muutoksissa pyrimme ilmoittamaan rekisteröidyille muutoksista etukäteen.
12. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
OAJ on henkilötietojesi rekisterinpitäjä. Jos sinulla on kysymyksiä tai kommentteja, ota yhteyttä meihin:
Opetusalan Ammattijärjestö OAJ ry
Käyntiosoite:
Kellosilta 7
00520 Helsinki
Postiosoite:
PL 20
00521 Helsinki
OAJ:n tietosuojavastaavan tavoitat osoitteesta tietosuoja@oaj.fi.