Oppimisen tuen kirjaamisesta ammatillisessa koulutuksessa näyttää tulleen käytännön ongelma, joka kuormittaa sekä koulutuksen järjestäjiä että opettajia. Tieto siitä, mitä tietoja eHOKS-palveluun tulee siirtää, tuli koulutuksen järjestäjille vasta kesällä. Tämän vuoksi järjestelmätoimittajilla ei ole ollut riittävästi aikaa rakentaa rajapintoja eikä koulutuksen järjestäjillä välttämättä ole vielä Wilmaan, Studentaan tai muihin järjestelmiin opettajille näkyviä ja täytettäviä kenttiä. 

Siksi koulutuksen järjestäjät ovat joutuneet tekemään erilaisia väliaikaisratkaisuja tietojen tallentamiseksi. Tämä aiheuttaa lisätyötä sekä koulutuksen järjestäjille että opettajille. Näyttää myös siltä, että täysin yhtenäistä käsitystä kirjattavista asioista ei ole.

Mitä tietoja opettajan tulee kirjata? 

Opettajan oman oikeusturvan kannalta olennaista on, että kirjaaminen perustuu työnantajan kirjalliseen ohjeeseen eikä yksittäisen opettajan omaan tulkintaan.  Kirjallisessa ohjeessa tulee määritellä mitä kirjataan, kenestä ja millä tarkkuudella ja mihin järjestelmään tai väliaikaiseen rekisteriin. Lisäksi koulutuksen järjestäjän on määriteltävä, millä työajalla nämä kirjaukset tehdään.

Jos koulutuksen järjestäjä tekee väliaikaisia rekistereitä, on koulutuksen järjestäjän huolehdittava näiden tietosuojaselosteesta ja muusta tietosuojasta.   

Kirjaamista koskevissa säännöksissä oppimisen tuki jakautuu kolmeen osaan: Tukiopetukseen, opettajan antamaan tukeen ja ohjaukseen ja muun opetus- ja ohjaushenkilöstön antamaan tukeen ja ohjaukseen.

Tukiopetus

Säännösten perusteella toteutuneesta tukiopetuksesta tulee kirjata se, onko tukiopetusta annettu ammatillisessa vai yhteisessä tutkinnon osassa ja tutkinnon osan aika.

Esimerkiksi jos opettaja antaa 1. jaksossa asiakaspalvelun tutkinnon osaan (ammatillinen) liittyvää tukiopetusta opiskelijalle ja jakso kestää 7.8.–30.9., pakollisina kirjattavina tietoina kyseisen opiskelijan tietoihin ovat tieto siitä, että kyse on tukiopetuksesta, että se liittyy ammatilliseen tutkinnon osaan sekä ajanjakso 7.8.–30.9.

Säännösten perusteella ei siis tarvitse kirjata sitä, missä tutkinnon osassa tukea on annettu tai montako tuntia. Koulutuksen järjestäjä siirtää edellä mainitut tiedot eHOKS-palveluun. 

Opettajan antama tuki ja ohjaus

Oppimisen tuki voi olla myös opettajan, erityisopettajan tai opinto-ohjaajan antamaa tukea, silloin kun tuki ei ole sidottu tiettyyn tutkinnon osaan. Säännösten edellyttämä kirjattava tieto on tällöin aika.  Ajaksi määritellään tutkinnon suorittamisen aika. Koulutuksen järjestäjä siirtää tiedon eHOKS-palveluun. 

Muun opetus- ja ohjaushenkilöstön antama tuki ja ohjaus

Jos tukea ja ohjausta opinnoista antaa muu opetus- ja ohjaushenkilöstö, kuten esimerkiksi koulutuspäällikkö, kirjataan tästä vain aika. Ajaksi määritellään tutkinnon suorittamisen alkamis- ja päättymispäivä. Koulutuksen järjestäjä siirtää tämänkin tiedon eHOKS-palveluun. 

Kirjauksiin ei tule sisällyttää tarpeettomia arvioita opiskelijan ominaisuuksista, terveydentilasta, elämäntilanteesta tai muista arkaluonteisista seikoista.

Näiden pakollisten tietojen lisäksi koulutuksen järjestäjä voi kerätä koulutuksen järjestämistä varten muuta tietoa. Tietojen kerääminen edellyttää, että rekisterinpitäjällä (koulutuksen järjestäjä) on tiedoille selkeä käyttötarkoitus esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai julkisen vallan käyttämiseksi.

Käytännössä laillinen käyttötarkoitus voi olla esimerkiksi sen seuraaminen, onko tarjottu oppimisen tuki ollut riittävää vai pitääkö opiskelijalle tehdä erityisen tuen päätös. Kirjauksiin ei tule sisällyttää tarpeettomia arvioita opiskelijan ominaisuuksista, terveydentilasta, elämäntilanteesta tai muista arkaluonteisista seikoista.

Samalla on huolehdittava tietojen minimoinnista: kerättävien tietojen tulee olla tarpeellisia suhteessa määriteltyyn käyttötarkoitukseen.

Säännösten lisäksi on mietittävä myös HOKS:n kokonaisuutta. Oppimisen tuki on vain yksi HOKS:n kohdista. Kirjattavaa tietoa on jo nyt aivan valtavasti, joten on erittäin oleellista miettiä, mitä muuta kuin pakollisia tietoja on välttämätöntä kirjata.  

Mihin kerättyjä tietoja tullaan käyttämään?

Oppimisen tuen toteutumisesta tullaan tekemään seuranta kolme vuotta lain voimaantulon jälkeen. Jotta eHOKS:iin tallennettuja tietoja voidaan hyödyntää seurannassa, tiedot on kirjattava koulutuksen järjestäjillä yhtenäisesti. Muuten kerättyä tietoa ei voida hyödyntää. Kokonaan toinen ja ihan aiheellinen kysymys on, ovatko nyt pakolliseksi määritellyt tiedot sellaisia, että niistä on hyötyä tuen toteutumisen seurannassa?

Seurannan perusasioiden on oltava kunnossa kuitenkin jo nyt. On tärkeä saada selkeät, yhtenäiset, valtakunnalliset ohjeistukset kirjaamiseen, jotta edes kerätty tieto on käyttökelpoista, kun seurantaa tehdään ensi hallituskaudella.