Lähes jokaisessa oppilaitoksessa on käytössä jokin sähköinen järjestelmä, jolla voidaan viestiä esimerkiksi kodin ja koulun välillä ja joka sisältää henkilötietoja. Tunnetuin näistä järjestelmistä on Wilma.
Sähköiset viestijärjestelmät yleistyivät kouluissa noin kymmenen vuotta sitten. Järjestelmien olemassaolon aikana niiden toiminnallisuudet ja järjestelmien käyttöä säätelevä lainsäädäntö ovat muuttuneet merkittävästi.
– Opettajilla on koulutuslainsäädännön perusteella oikeus käsitellä työtehtävissään oppilaiden henkilötietoja. Opettajan työtehtävät ulottuvat usein myös oman luokan ulkopuolelle, eli opettaja saattaa työssään käsitellä myös muiden kuin oman luokan oppilaiden tietoja, muistuttaa OAJ:n juristi Martta October.
Opetuksen järjestäjä ei voi ulkoistaa vastuitaan opettajille. Rekisterinpitäjä vastaa myös siitä, että henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä on annettu henkilöstölle riittävät ohjeet. Henkilötietoja työssään käsittelevät ovat puolestaan vastuussa tietosuojan toteutumisesta, ja heidän on toimittava annettujen ohjeistusten mukaisesti.
Työnantajalla velvollisuus kouluttaa järjestelmien käyttöön
Keskustelu Wilman käytöstä nousi esiin, kun Muuramen kunta irtisanoi opettajan tietosuojaloukkausepäilyn vuoksi.
– OAJ ei voi ottaa kantaa yksittäiseen tapaukseen, mutta yleislinja on selvä. Opetuksen järjestäjä toimii rekisterinpitäjänä ja vastaa henkilötietojen käsittelyn asianmukaisuudesta sekä ohjeistaa ja kouluttaa henkilökuntaa järjestelmien käyttöön, toteaa OAJ:n lakiasiainjohtaja Ulla Walli.
Oppilaiden henkilötiedot tulee suojata siten, etteivät ulkopuoliset pääse niihin käsiksi. Tiedot tulee suojata laittomalta käsittelyltä niin, ettei niitä päästä vahingossa tai laittomasti hävittämään, muuttamaan, luovuttamaan tai siirtämään. Salassa pidettävien tai arkaluontoisten tietojen kohdalla tietoturvavaatimukset korostuvat.
– Työnantajalla on laista lähtevä velvollisuus kouluttaa henkilökuntaa käyttämään järjestelmiä oikein ja turvallisesti. Tietosuojakoulutus on oleellinen osa turvallista arkea ja koulutuksien pitää olla kunnollisia ja niitä pitää järjestää säännöllisesti, painottaa Ulla Walli.
Erilaiset koulujen sähköiset järjestelmät ovat työkaluja siinä missä datatykki tai oppikirjakin. Työnantajan täytyy pitää huoli siitä, että henkilöstö tietää, miten niitä käytetään oikein. OAJ peräänkuuluttaakin kunnilta parempia koulutuksia henkilötietojen käsittelyyn.
