Rekrytointiprosessin tietosuojaseloste

Yksityisyytesi suoja on meille tärkeää. Opetusalan Ammattijärjestö OAJ (myöhemmin OAJ) on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttäsi ja käsittelemään henkilötietojasi läpinäkyvästi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten OAJ kerää, käsittelee ja suojaa henkilötietojasi rekrytointiprosessien aikana.

Henkilötiedolla tarkoitamme kaikkea sellaista tietoa, itsessään tai yhdistettynä muuhun tietoon, jonka avulla voimme tunnistaa ja yksilöidä sinut.

Arkaluonteinen tieto viittaa mihin tahansa tietoon, josta ilmenee etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys. Arkaluonteisia ovat myös muun muassa henkilön terveydentilaa koskevat tiedot. OAJ voi käsitellä arkaluonteisia henkilötietojasi ainoastaan jäljempänä eritellyissä tilanteissa.

Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitamme kaikkia toimintoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti. Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan siten esimerkiksi tietojen keräämistä, tallentamista ja järjestämistä.

Rekisterinpitäjä tarkoittaa sitä tahoa, joka yksin tai yhdessä toisten kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. OAJ on työntekijöidensä henkilötietojen rekisterinpitäjä.

OAJ kerää käsittelemänsä henkilötiedot lähtökohtaisesti hakijalta itseltään. Tietoja voidaan kerätä myös kolmansilta osapuolilta, mikäli annat siihen suostumuksesi. Käsittelemäämme kolmansilta osapuolilta kerättyä henkilötietoa ovat esimerkiksi suosittelijoiden lausunnot tai henkilö- ja soveltuvuusarviointitestien tulokset.

OAJ kerää hakijoista vain rekrytointiprosessin ja haettavan työtehtävän kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käsittelemme hakijoista muun muassa perus- ja yhteystietoja, kuten nimi, kotiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, tietoja työkokemuksesta sekä koulutuksesta ja tietoja, jotka hakija on antanut ansioluettelossaan ja saatekirjeessään.

Hakuprosesseihin liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu sinun suostumukseesi. Annat suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn alla mainittuihin käyttötarkoituksiin lähettämällä meille työhakemuksesi. Jos OAJ käsittelee sinusta arkaluonteista henkilötietoa, pyydämme sinulta tähän erillisen suostumuksen. Jos hakemuksesi yhteydessä vapaaehtoisesti annat arkaluonteista tietoa itsestäsi, kuten esimerkiksi terveystietoa, katsomme, että olet antanut nimenomaisen suostumuksen kyseisten henkilötietojen käsittelyyn.

OAJ käsittelee henkilötietojasi ainoastaan niihin tarkoituksiin, joihin ne on alun perin kerätty. OAJ käsittelee työnhakijoista ainoastaan sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välittömästi tarpeellisia rekrytointiprosessissa. OAJ käsittelee työnhakijoista keräämiään henkilötietoja rekrytointiprosessin täytäntöönpanoa varten.

OAJ käsittelee henkilötietojasi lähtökohtaisesti ainoastaan oman organisaationsa sisällä. Kolmansille osapuolille henkilötietoja jaetaan vain seuraavissa tilanteissa:

• Palveluntarjoajat: Käytämme tietojesi käsittelyyn alihankkijoita ja palveluntarjoajia. Ulkoistaessamme tietojenkäsittelyn palveluntarjoajalle, heidän on käsiteltävä henkilötietoja OAJ:n antamien ohjeiden mukaisesti. Palveluntarjoajia ovat esimerkiksi soveltuvuusarviointitestien toteuttajat ja henkilöstöhallinnon järjestelmiä tarjoavat yritykset. Käyttämämme alihankkijat ja palveluntarjoajat käyttävät tietojasi ainoastaan edellä kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen.
• Tiedonsiirrot EU:n tai ETA- maiden ulkopuolelle: OAJ:n käyttämät palveluntarjoajat, esimerkiksi Microsoft, voivat sijaita, tai ne voivat säilyttää henkilötietojasi ulkomailla. Tällöin tietojasi voidaan siirtää EU:n ulkopuolelle, edellyttäen, että EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa mainitut edellytykset täyttyvät.

Henkilötietojasi käsittelevät vain ne OAJ:n työntekijät, joilla on työtehtäviensä vuoksi oikeus käsitellä tietoja. Käyttäessämme henkilötietojen käsittelyssä kolmansien osapuolien tarjoamia palveluita, velvoitamme heidät asianmukaisin sopimusjärjestelyin huolehtimaan riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojesi suojaamiseksi sekä noudattamaan muutoinkin kulloinkin voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

OAJ toteuttaa kaikki tarvittavat tekniset ja organisatoriset turvallisuuskäytännöt ja prosessit turvatakseen henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt. Palvelimet ovat vahvasti suojattuja.

OAJ säilyttää hakemuksesi kuluvan vuoden lisäksi kaksi vuotta rekrytointiprosessin päättymisestä. Avoimia hakemuksia ei säilytetä niiden käsittelyn jälkeen.

• Sinulla on oikeus pyytää pääsyä sinua itseäsi koskeviin tietoihin. Ensisijaisesti voit olla yhteydessä henkilöstöhallintoon.
• Sinulla on oikeus oikaista tietosi. Tämä tarkoittaa sitä, että mikäli tietosi ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset, sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan tai täydentämään tiedot. Jos haluat oikaista tietosi, voit olla yhteydessä henkilöstöhallintoon.
• Tietyissä tilanteissa sinulla saattaa olla oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen. Tämä tarkoittaa sitä, että mikäli kiistät tietojesi paikkaansa pitävyyden, sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä siksi ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojesi paikkansapitävyyden.
• Sinulla on oikeus saada tietosi poistetuksi tietyissä tilanteissa, esimerkiksi silloin, jos henkilötietojesi käsittely ei enää ole tarpeellista niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin, tai jos henkilötietojesi käsittely on perustunut suostumukseen ja haluat peruuttaa suostumuksesi. OAJ:lla on kuitenkin työlainsäädännön kanneaikoihin perustuva oikeus säilyttää hakemuksesi vuoden ajan rekrytointiprosessin päätyttyä.

Yritämme parhaamme mukaan varmistaa, että käsittelemämme tiedot ovat oikein ja tarpeellisia niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty.

Jos katsot, että olemme tässä tietosuojaselosteessa mainituista periaatteista huolimatta loukanneet tietosuojalainsäädäntöön perustuvia oikeuksiasi, suosittelemme kääntymään henkilöstöhallinnon puoleen asian selvittämiseksi. Voit kuitenkin halutessasi myös tehdä valituksen paikalliselle tietosuojasuojaviranomaiselle.

OAJ on rekrytointiprosessiin liittyvien henkilötietojesi rekisterinpitäjä.

Jos sinulla on henkilötietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä, ota yhteyttä henkilöstöhallintoon.

OAJ:n yleiseen tietojenkäsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voit kääntyä myös OAJ:n tietosuojavastaavan Janne Hälisen puoleen.

Opetusalan Ammattijärjestö OAJ
Tietosuojavastaava Janne Hälinen, janne.halinen@oaj.fi
PL 20, 00521 Helsinki
yhteydenotto.oaj.fi

OAJ kehittää yksityisyyden suojaa koskevia käytäntöjään jatkuvasti, minkä vuoksi tätä tietosuojaselostetta voidaan tarvittaessa muuttaa. Myös muutokset soveltuvassa lainsäädännössä tai sen tulkinnoissa voivat aiheuttaa muutoksia tietosuojaselosteeseemme.