Syyskuussa OAJ:n työhyvinvoinnin lukuvuosi keskittyy työaikaan. Mitä tehdä, kun tuntuu, että työaika ei riitä mihinkään ja tekemättömät työt stressaavat? Tutkija antaa kymmenen vinkkiä.
OAJ:n työhyvinvoinnin lukuvuoden kuukausittain vaihtuvana teemana on syyskuussa työaika ja sen hallinta. Aihetta on pohtinut paljon Työterveyslaitoksen tutkija Kirsi Yli-Kaitala, joka järjestää työyhteisöille Aika ja fokus -verkkovalmennuksia kollegansa Minna Toivasen kanssa.
Nyt Yli-Kaitala antaa kymmenen vinkkiä, jotka auttavat pitämään työajan kurissa.
1) Tutki, mikä mättää.
Tunnista omat haasteesi työajan käytössä. Onko jonossa liikaa tekemättömiä töitä? Ovatko aikataulut liian tiukat? Onko sinulla liian monta päällekkäistä työtehtävää? Ruuhkautuvatko työt? Venyvätkö työpäivät? Onko työtahti liian kova? Onko ongelmana eri osapuolten aikataulujen yhteen sovittaminen?
2) Kirjaa ylös kaikki työtehtäväsi.
Tee mindmap käsillä olevista ja suunnittelun alla olevista töistä. Katso kokonaisuutta kriittisesti. Mitkä ovat niitä tehtäviä, jotka palvelevat työn ydintavoitteiden saavuttamista ja vievät kohti sinulle tärkeitä arvoja? Vaali niitä ja järjestä niille aikaa.
3) Tsekkaa tavoitteesi.
Mihin kaikkeen sinun pitää omasta mielestäsi venyä, jotta olisit hyvä opettaja? Tulevatko vaatimukset todella ulkoapäin vai sinusta itsestäsi? Oletko asettanut tavoitteesi pilviin siinä elämäntilanteessa, jossa olet? Voisiko joitakin tavoitteita siirtää eteenpäin sopivampaan ajankohtaan, tai voisiko niitä kohti edetä pienemmin askelin? Muista olla itsellesi armollinen.
4) Tee työsi näkyväksi.
Virittele keskustelua työajan hallinnasta työyhteisössäsi ja esimiehesi kanssa. Tietävätkö toiset, mitä kaikkea sinun tehtäviisi kuuluu? Tiedätkö sinä, mitä kaikkea toiset tekevät?
Ajanhallinta ei ole vain yksilön asia. Onhan työyhteisösi kulttuuri sellainen, että työnkuvista ja ajan riittämättömyydestä on lupa puhua? Vie kehitystä oikeaan suuntaan ottamalla aikapaineet puheeksi.
5) Hyväksy ajan luonne.
Hyväksy se, että aika ei riitä kaikkeen. Kaikki tajuavat, että ihmisellä ei ole varaa ostaa kaikkea, mitä hän haluaa. Suhtaudu aikaan kuin rahaan: se on rajallinen eikä riitä kaikkeen siihen, mitä haluat. Valmistaudu siihen, että priorisointi kirpaisee. Saatat joutua kieltäytymään, kyseenalaistamaan ja luopumaan.
6) Ryhdy rajaamaan.
Priorisointi kirkastaa ydintehtävät. Voit esimerkiksi jakaa työtehtäväsi neljään luokkaan: kiireelliset ja tärkeät tehtävät, kiireelliset ja ei niin tärkeät tehtävät, ei-kiireelliset mutta tärkeät tehtävät sekä tehtävät, jotka eivät ole kiireellisiä eivätkä niin tärkeitäkään; niistä voit aloittaa karsimisen. Suuntaa voimavaroja myös ei-kiireellisiin tärkeisiin tehtäviin, sillä ne toteuttavat pitkän ajan tavoitteita ja rakentavat tekemiseesi tulevaisuuteen kantavaa kaarta.
7) Priorisoikaa yhdessä.
Onko sinun vaikea hyväksyä sitä, että et pysty kaikkeen? Keskustele priorisoinnista esimiehen kanssa ja työyhteisön kesken. Kun työyhteisössä vallitsee konsensus siitä, että jaksamisen rajoista täytyy pitää huolta, saat yhteisöstäsi selkänojaa omille rajauksillesi.
8) Seuraa työtuntejasi.
Seuraa työtuntejasi esimerkiksi Vipu-sovelluksella tai taulukolla, jotka löytyvät OAJ:n sivuilta . Rauhoita illat ja viikonloput niin pitkälle kuin mahdollista. Päätä aikarajat, joina sinuun voi ottaa yhteyttä. Kerro ne oppilailla ja vanhemmille, ja pidä niistä kiinni.
9) Hallitse häiriöitä.
Opettele hallitsemaan työn ulkoisia keskeytyksiä ja sisäisiä häiriöitä. Sähköposteihin ei tarvitse vastata heti, vaan niihin kannattaa varata päivässä tietty aika.
Tunnista tavat, joilla vaikeutat omaa työntekoasi. Kun sinulla on tilaisuus tehdä rauhassa jokin työtehtävä, juolahtaako mieleesi tehdä jotain ihan muuta? Myös viivyttely ja multitaskaaminen ovat tapoja häiritä itse omaa työntekoa. Tee lyhyt meditaatio, jaksota. Päätä, että teet työtä 25 minuuttia ja pidät sitten 5 minuutin tauon. Ota aikaa vaikkapa fokuskellolla, jonka löydät Työterveyslaitoksen sivuilta.
10) Tarkastele myös vapaa-aikaa.
Kun elämä tuntuu liian täydeltä, kannattaa myös tarkastella vapaa-aikaa. Onko vapaa-aikasi palauttavaa? Eihän se ole tupattu liian täyteen tekemistä ja turhan tavoitteellisia harrastuksia? Järjestä kalenteriisi myös tyhjiä hetkiä. Ne ovat levon ja luovuuden lähde.
Lisätietoa
- www.ttl.fi/ajanhallinta
- Fokus kateissa – aika palasina -opas
Teksti: Tiina Tikkanen
